Política de Privacidade

O FieldMosaic é uma aplicação web para documentar trabalho de campo — clientes, locais e áreas, trabalhos, visitas, observações, checklists e evidências fotográficas — e gerar relatórios Word (.docx) a partir dessa informação. O FieldMosaic é disponibilizado por CloudFM Solutions, Lda, com sede em Rua Cimo da Vinha, 40-C, 7300-658 Fortios, número de registo PT510123864 e NIF/NIPC PT510123864 («FieldMosaic», «nós»).

Somos responsáveis pelo tratamento dos dados pessoais necessários ao funcionamento do próprio FieldMosaic — contas, início de sessão, pedidos de acesso, faturação, segurança, suporte e o nosso site.

Quanto à informação que uma organização subscritora e os seus utilizadores registam no FieldMosaic sobre o seu próprio trabalho («Dados do Cliente»), a organização é a responsável pelo tratamento e nós tratamos esses dados por conta dela, como subcontratante. Se é membro de uma organização, ou uma pessoa cuja informação consta dos registos ou fotografias de uma organização, contacte primeiro essa organização sobre essa informação. Ajudaremos a organização a responder.

Pode contactar-nos sobre privacidade através de support@cloudfmsolutions.com.

Dados de conta e de início de sessão

O FieldMosaic não utiliza palavras-passe. Inicia sessão com uma conta Google ou Microsoft. Quando o faz, recebemos e guardamos o seu nome, o seu endereço de email e o identificador único da conta atribuído pela Google ou pela Microsoft (no caso da Microsoft, também o identificador do diretório da sua organização, designado tenant). Guardamos ainda o idioma preferido, as organizações a que pertence, a sua função em cada uma e o estado do seu acesso.

Nunca recebemos a sua palavra-passe Google ou Microsoft e não guardamos a sua fotografia de perfil.

Dados da organização

Quando uma organização é criada guardamos o nome, o país e o idioma e, se um Proprietário ou Administrador os indicar, a morada, o código postal, a localidade, o email, o telefone, o site e o logótipo, que podem constar dos relatórios gerados. Guardamos também as definições da organização, os modelos de relatório Word, os modelos de checklist, os membros da equipa e respetivas funções, e o plano e o estado da subscrição.

Pedidos de acesso e de teste

O acesso a um espaço de trabalho FieldMosaic é analisado antes de ser concedido. Se pedir um teste no nosso site recolhemos o nome, o endereço de email, a empresa, a dimensão da equipa e o idioma e, se os indicar, o telefone e uma mensagem. Se iniciar sessão sem acesso a um espaço de trabalho, registamos um pedido de acesso com os seus dados de início de sessão. Guardamos o estado de cada pedido e o resultado da nossa análise.

Se enviar um pedido Enterprise através do formulário de contacto, o nome, o email, a empresa, a dimensão da equipa e a mensagem são enviados à nossa equipa por email. Não ficam guardados na base de dados da aplicação FieldMosaic.

Dados do Cliente registados no FieldMosaic

Consoante a forma como a organização utiliza o FieldMosaic, os seus utilizadores podem registar:

• Clientes: nome, email, telefone, identificador fiscal, morada e notas;
• Locais e áreas: nomes, moradas, coordenadas opcionais, descrições e notas;
• Trabalhos: referência, título, descrição, estado, agendamento e utilizadores atribuídos;
• Visitas: datas, estado, notas gerais, condições meteorológicas e técnicos envolvidos;
• Observações: título, descrição, categoria, gravidade, estado, localização e recomendação;
• Checklists: modelos, respostas e notas;
• Evidências: fotografias (JPEG, PNG ou WebP) e documentos PDF, com o nome original do ficheiro, o tamanho, uma impressão digital de integridade (SHA-256), quem os carregou e quando;
• Relatórios: todas as versões de relatórios Word geradas, com um registo (snapshot) dos dados a partir dos quais foram geradas.

Os Dados do Cliente podem incluir dados pessoais de pessoas que não são utilizadoras do FieldMosaic — por exemplo, a pessoa de contacto de um cliente, os ocupantes de um edifício ou qualquer pessoa visível numa fotografia. A organização é responsável por ter fundamento legal para registar essa informação (consulte os nossos Termos de Serviço).

Guardamos cada ficheiro original de evidência exatamente como foi carregado, para que a sua integridade possa ser verificada. As fotografias podem conter metadados escritos pela câmara ou pelo telemóvel, como a data de captura, o modelo do equipamento e, se a geolocalização estiver ativa no equipamento, coordenadas GPS. Os componentes nativos de câmara e fototeca podem ler metadados da imagem ao preparar o ficheiro selecionado. O FieldMosaic não apresenta coordenadas GPS nem pede acesso aos serviços de localização neste fluxo; os metadados incorporados podem permanecer dentro do ficheiro original guardado. A pré-visualização reduzida criada pelo cliente para apresentação não os mantém. Se não quiser dados de localização nas suas fotografias, desative a geolocalização nas definições da câmara.

Dados de ligação de armazenamento

Se um Proprietário ou Administrador ligar o Google Drive, o Microsoft OneDrive ou o SharePoint, guardamos o email e o identificador da conta ligada, os identificadores e nomes da pasta, site ou biblioteca de destino e os tokens de autorização necessários para manter a ligação. Os tokens são guardados cifrados. As secções Google e Microsoft explicam estas ligações em detalhe.

Dados de faturação

As subscrições pagas são processadas pela Stripe. Quando um Proprietário inicia uma subscrição, enviamos à Stripe o nome da organização, o email do Proprietário e o nosso identificador interno da organização. Guardamos os identificadores de cliente e de subscrição da Stripe, o plano, o preço, a moeda, a periodicidade, o estado da subscrição e as datas relacionadas. Os dados do cartão de pagamento são introduzidos diretamente na Stripe; não recebemos nem guardamos números de cartão.

Dados técnicos, de segurança e de utilização

• Registos de sessão: quando a sessão foi criada, quando foi usada pela última vez, quando expira e qual a organização ativa;
• Um histórico de atividade (registo de auditoria) das ações em cada organização — por exemplo registos criados ou eliminados, evidências carregadas, relatórios gerados ou armazenamento ligado — com o utilizador e a hora;
• Eventos internos de produto, como o primeiro trabalho ou a primeira visita criados por uma organização, associados à organização e ao utilizador, que usamos para perceber como o produto é adotado apenas após aceitar análise; os registos de auditoria operacional são independentes desta escolha;
• Registos operacionais gerados pela nossa plataforma de alojamento, que podem incluir informação técnica do pedido, como endereço IP, tipo de browser, página pedida e erros;
• Nos pedidos de teste, um valor diário derivado do seu endereço IP de forma não reversível (um hash com chave), usado para limitar abusos e válido durante 24 horas;
• Estatísticas agregadas do nosso site público: quantas vezes um evento identificado (por exemplo «página de preços visitada») ocorreu numa página e num dia. Estas estatísticas não contêm endereços IP, cookies, identificadores de utilizador nem dados do browser. Os eventos do browser, as contagens de formulários concluídos e os eventos internos opcionais do produto só são registados após aceitar análise. Quando configurado e aceite, o Cloudflare Web Analytics recebe também informação de página e referência e medições de desempenho do browser, como tempos de carregamento e Core Web Vitals, nas páginas públicas autorizadas. O Cloudflare Web Analytics está excluído das páginas de conta e operacionais e dos links privados de evidências; páginas com parâmetros de pesquisa ou fragmentos não são medidas.

Comunicações

Guardamos os emails que trocamos consigo, por exemplo sobre um pedido de acesso ou uma questão de suporte.

A aplicação iOS nativa pode conservar fotografias guardadas no dispositivo, metadados de operações de envio e dados em cache usados nos ecrãs de trabalho consultados, no seu próprio armazenamento cifrado. A chave de cifragem e a credencial de sessão são guardadas no Keychain do iOS. Estes dados são distintos dos cookies do browser. O acesso é delimitado pela aplicação, backend, conta e organização; a aplicação não importa automaticamente sessões ou filas de envio de outra aplicação.

Uma fotografia guardada no dispositivo não é enviada apenas por ter sido capturada. Depois de escolher enviá-la, a fila existente pode processá-la, repetir uma transferência interrompida elegível ou verificar o resultado quando regressa a ligação. Até haver confirmação do envio, uma fotografia existente apenas no dispositivo não é uma cópia de segurança no servidor. Remover a aplicação ou perder acesso ao dispositivo ou à sua chave pode tornar indisponíveis dados ainda não enviados; não garantimos recuperação do Keychain a partir de uma cópia de segurança.

O diagnóstico local da fila apresenta o estado atual da operação, datas, tentativas, um identificador aleatório da operação e categorias limitadas de erro. Não é um histórico completo. Este diagnóstico não tem um mecanismo automático de exportação remota na aplicação atual. O identificador de operação pode ser associado a uma operação no servidor se o diagnóstico for posteriormente partilhado; não deve ser tratado como anónimo. O diagnóstico da plataforma e a validação de segurança pelo iOS são distintos e dependem dos serviços Apple e das definições do dispositivo.

Um gestor autorizado de uma organização cliente pode criar um Pedido de Evidências associado ao seu trabalho, guardando opcionalmente o nome e email do destinatário e enviando um email transacional ou partilhando diretamente o link. O destinatário não precisa de conta FieldMosaic. O link permite acesso a quem o possuir; não comprova identidade. A validade é apresentada no formulário, normalmente 30 dias após a criação. O reenvio substitui o link; o cancelamento ou a aceitação invalida-o.

A abertura regista a data da primeira abertura. As submissões contêm respostas de checklist, fotografias e pré-visualizações, nome/email opcionais do remetente, timestamps e histórico de versões. Os originais fotográficos podem conservar metadados da câmara, incluindo localização. A organização que originou o pedido recebe a submissão para revisão antes da aceitação. Submissões anteriores podem ser substituídas; a media aguarda revisão e, quando aceite e associada a um contexto de trabalho existente, passa a evidência operacional disponível para relatórios. Os pedidos de alterações permitem nova submissão dentro dos limites apresentados.

Para prevenir abusos, são guardados hashes diários com chave derivados do endereço IP e do token do pedido em registos de limitação de utilização. As janelas de leitura expiram após um minuto e as de escrita após uma hora; os registos expirados são removidos em pedidos posteriores, e não exatamente na expiração. Os logs de erros da aplicação ocultam tokens e dados identificativos, enquanto os logs de segurança da infraestrutura seguem as definições do fornecedor. O analytics opcional do site nunca é executado nestes links privados.

A organização que solicitou a evidência é responsável pelo tratamento do conteúdo e determina a finalidade, fundamento jurídico e conservação. Contacte-a sobre esse tratamento ou os seus direitos; a CloudFM trata o conteúdo por conta dela e presta-lhe assistência. Antes do upload é apresentado um aviso curto que identifica a organização e liga a esta política.

Utilizamos dados pessoais apenas para as seguintes finalidades:

• prestar o FieldMosaic: criar e gerir espaços de trabalho, guardar registos e evidências e apresentá-los aos utilizadores autorizados;
• autenticá-lo, manter a sua sessão iniciada e aplicar a sua função e as permissões da sua organização;
• analisar pedidos de acesso e de teste e configurar as organizações aprovadas;
• guardar ficheiros no fornecedor de armazenamento ligado pela sua organização ou, quando a CloudFM o tenha ativado para a sua organização, no CloudFM Managed Storage;
• gerar relatórios Word a partir das visitas, trabalhos e informação que os utilizadores selecionam;
• gerir planos, subscrições e limites dos planos, como o número de utilizadores e de relatórios mensais;
• enviar emails transacionais, como o aviso de que o seu pedido de acesso foi aprovado, e responder a pedidos de contacto;
• prestar suporte quando o pede;
• proteger o serviço, os nossos utilizadores e os seus dados: verificar que os formulários públicos são submetidos por pessoas, limitar abusos, investigar incidentes e manter um histórico de atividade;
• perceber, de forma agregada, como o site e o produto são utilizados, para os podermos melhorar;
• cumprir obrigações legais, como as regras contabilísticas e fiscais, e declarar, exercer ou defender direitos num processo judicial.

Não vendemos dados pessoais. Não utilizamos dados pessoais nem Dados do Cliente para publicidade, e o FieldMosaic não envia emails de marketing a partir da aplicação. Se quisermos utilizar dados pessoais para uma nova finalidade que não seja compatível com estas, atualizaremos primeiro esta política e, quando necessário, pediremos o seu consentimento.

Ao abrigo do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) baseamo-nos nos seguintes fundamentos:

• Execução de um contrato (artigo 6.º, n.º 1, alínea b)): prestar a conta, o início de sessão, o espaço de trabalho, o armazenamento, os relatórios, a faturação, os emails transacionais e o suporte, bem como as diligências pré-contratuais que pede, como a análise de um pedido de teste;
• Interesses legítimos (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)): manter o serviço seguro e prevenir abusos, manter um histórico de atividade, perceber de forma agregada a utilização do site e do produto, comunicar com contactos profissionais sobre o serviço e declarar, exercer ou defender direitos. Ponderamos estes interesses face aos seus direitos e pode opor-se (Os seus direitos);
• Obrigação jurídica (artigo 6.º, n.º 1, alínea c)): conservar registos de faturação e contabilísticos e responder a pedidos legítimos das autoridades.

As estatísticas opcionais do site e do produto autenticado, incluindo Cloudflare Web Analytics quando configurado, só são executadas após a sua aceitação; quando exista tratamento de dados pessoais para essa finalidade, o fundamento é o consentimento (artigo 6.º, n.º 1, alínea a)). Pode retirá-lo nas Definições de cookies sem afetar o tratamento anterior. Os registos necessários do produto e o tratamento de segurança têm os fundamentos próprios acima descritos. Ligar armazenamento exige autorização no ecrã do fornecedor, que pode retirar; essa permissão é distinta destes fundamentos jurídicos.

Quanto aos Dados do Cliente, a organização, enquanto responsável pelo tratamento, determina o fundamento jurídico para registar informação sobre os seus clientes, contactos e outras pessoas. Tratamos esses dados por conta da organização para prestar o serviço.

O FieldMosaic utiliza a Google de duas formas distintas e opcionais: o início de sessão com Google e a ligação ao Google Drive como destino de armazenamento dos ficheiros de uma organização. Cada uma exige o seu próprio consentimento no ecrã da Google.

Iniciar sessão com Google

Quando escolhe «Continuar com o Google», o FieldMosaic pede os scopes openid, email e profile. Da Google recebemos o identificador da sua conta Google, o seu endereço de email, a indicação de que esse endereço está verificado e o seu nome. Utilizamos estes dados para o identificar, verificar se tem acesso a um espaço de trabalho e manter a sua sessão iniciada. As identidades Google existentes são reconhecidas pelo fornecedor Google e pelo identificador estável da conta (sub). Quando essa identidade é nova, o FieldMosaic cria um utilizador ou ativa uma conta preparada no processo de convite da organização através do email verificado. O mesmo endereço de email não associa entre si identidades Google ou Microsoft já existentes. O início de sessão não dá ao FieldMosaic acesso ao seu Gmail, Calendário, Contactos, Drive ou outros dados Google, e não guardamos o token de acesso Google emitido no início de sessão.

Um Proprietário ou Administrador pode ligar o Google Drive nas Definições. O FieldMosaic pede então o scope https://www.googleapis.com/auth/drive.file, que só dá acesso aos ficheiros e pastas que o FieldMosaic cria ou que abre explicitamente com o FieldMosaic. Não dá ao FieldMosaic acesso aos seus outros ficheiros do Drive.

Quando a ligação é feita e enquanto está em uso, o FieldMosaic:

• recebe o email, o nome apresentado e o identificador de permissão Drive da conta Google ligada. O email e o identificador de permissão são guardados para mostrar a conta ligada e evitar associar ficheiros à conta errada; o nome apresentado pelo Drive não é guardado no registo da ligação;
• cria uma pasta FieldMosaic nesse Drive e, dentro dela, subpastas organizadas por trabalho, visita, área e observação. Os nomes das pastas podem incluir a referência do trabalho, os nomes do cliente e do local, a data da visita e os nomes da área e da observação;
• quando o Google Drive é o destino ativo da organização, carrega nessa pasta os ficheiros de evidência (originais e pré-visualizações), os relatórios Word gerados, os modelos Word e os logótipos da organização; lê-os para os apresentar no FieldMosaic e construir relatórios; e elimina-os quando um utilizador autorizado os elimina e as definições da organização pedem a remoção imediata dos ficheiros;
• guarda um refresh token Google cifrado com AES-GCM, com um valor de inicialização aleatório novo e uma chave configurada separadamente da base de dados, para que a ligação continue a funcionar sem pedir consentimento a cada utilização. Os tokens de acesso obtidos na renovação são utilizados pelo servidor nos pedidos ao Drive.

O FieldMosaic acede ao Google Drive apenas para executar ações que um utilizador da organização inicia ou configura, como carregar evidências, gerar um relatório ou abrir um ficheiro. Localiza as pastas e os ficheiros que gere dentro dessa permissão; não indexa o restante Drive nem pede acesso a todo o Drive.

Ao utilizar a integração, os conteúdos dos ficheiros e os nomes de pastas/ficheiros são enviados à Google para guardar, obter ou remover esses ficheiros. Os ficheiros continuam sujeitos às definições de partilha da conta ligada e aos termos da Google. O FieldMosaic não os torna públicos automaticamente. No Cloudflare D1 conservamos o identificador da ligação, o email da conta ligada e o identificador de permissão do Drive, identificadores e nomes de pastas/ficheiros, chaves lógicas de armazenamento, tipo MIME, tamanho, hash de integridade, autor/data e snapshots dos relatórios. O Google Drive recebe também appProperties privadas que identificam ficheiros geridos e a respetiva organização, ligação e chave lógica; são metadados da aplicação, não um índice do seu Drive.

Desligar e revogar o acesso

Um Proprietário ou Administrador pode desligar o Google Drive nas Definições. O FieldMosaic pede então à Google que revogue a autorização, remove os tokens de autorização guardados e deixa de guardar novos ficheiros através dessa ligação. A revogação remota é uma tentativa: se a Google não a confirmar, a desconexão local é concluída na mesma e deve remover a permissão na sua Conta Google. Os metadados da ligação e dos ficheiros permanecem nos registos da organização até à sua eliminação autorizada. Os novos ficheiros não passam automaticamente para nenhum outro armazenamento: enquanto um Proprietário ou Administrador não configurar outro destino, as ações que precisam de guardar ficheiros ficam indisponíveis. Os ficheiros que já estão no Drive permanecem lá. Para remover também a permissão da sua conta Google, utilize a página Permissões da Conta Google, onde pode revogar o acesso do FieldMosaic a qualquer momento. Enquanto o acesso estiver revogado, os ficheiros guardados anteriormente no Drive não ficam disponíveis no FieldMosaic.

• A aplicação utiliza dados de utilizador Google nas funcionalidades visíveis de início de sessão e armazenamento ligado descritas acima, não para definição de perfis sem relação com essas funcionalidades;
• Não vendemos dados de utilizador Google;
• Não utilizamos dados de utilizador Google para publicidade, incluindo publicidade personalizada, de remarketing ou baseada em interesses;
• Não transferimos dados de utilizador Google para terceiros, exceto quando necessário para estas funcionalidades visíveis com o seu consentimento (incluindo os fornecedores de alojamento identificados em Prestadores de serviços), por razões de segurança, quando exigido por lei, ou numa fusão, aquisição ou venda de ativos após o seu consentimento prévio explícito;
• A nossa equipa não lê dados de utilizador Google, salvo se concordar explicitamente com o acesso aos ficheiros ou dados específicos em causa (por exemplo, para resolver um pedido de suporte), se for necessário por razões de segurança, como investigar um abuso, ou se a lei o exigir;
• Não utilizamos dados de utilizador Google para desenvolver, melhorar ou treinar modelos generalizados de inteligência artificial ou de aprendizagem automática.

Estas restrições descrevem a utilização permitida dos dados das APIs Google no FieldMosaic, incluindo as restrições de Limited Use (utilização limitada) da Google API Services User Data Policy. Ligar o Drive não autoriza a utilização dos seus dados para outras finalidades. Para retirar o acesso ou pedir a eliminação dos dados conservados pelo FieldMosaic, consulte Integração com Google Drive, Eliminação da conta e dos dados e Os seus direitos.

O FieldMosaic pode também utilizar a Microsoft de duas formas distintas e opcionais: o início de sessão com Microsoft e a ligação ao Microsoft OneDrive ou ao SharePoint como destino de armazenamento.

Iniciar sessão com Microsoft

O FieldMosaic pede as permissões openid, profile, email e User.Read. Da Microsoft recebemos o identificador da sua conta, o identificador do diretório (tenant) da sua organização, o seu nome e o seu email ou nome principal de utilizador. Usamo-los apenas para o identificar, verificar o seu acesso e manter a sua sessão iniciada. São aceites contas Microsoft pessoais e profissionais ou escolares.

Ligação ao OneDrive e ao SharePoint

Um Proprietário ou Administrador pode ligar o OneDrive ou o SharePoint nas Definições. Além das permissões de início de sessão, o FieldMosaic pede então offline_access, para que a ligação continue a funcionar. No OneDrive, o FieldMosaic pede Files.ReadWrite, limitada aos ficheiros da própria conta ligada, para poder criar e escrever ficheiros no OneDrive dessa conta. No SharePoint, que exige uma conta profissional ou escolar, o FieldMosaic pede Sites.Read.All, usada para encontrar o site SharePoint cujo endereço indica e listar as suas bibliotecas de documentos e pastas, para que possa escolher um destino, e Files.ReadWrite.All, a permissão adotada pelo FieldMosaic para poder realizar as operações de armazenamento de que necessita na biblioteca de documentos SharePoint que configurar: criar a pasta de destino e as suas subpastas, e carregar, ler e eliminar os ficheiros que o FieldMosaic aí gere. Poderá ser necessário que o administrador Microsoft da sua organização aprove estas permissões, em particular Files.ReadWrite.All e Sites.Read.All.

Files.ReadWrite e Files.ReadWrite.All são permissões Microsoft abrangentes. Ambas são delegadas: o FieldMosaic atua apenas em nome da conta ligada e nunca pode abrir mais do que essa conta já consegue abrir. Dentro desse limite, a Microsoft não restringe Files.ReadWrite.All a um site ou pasta: abrange todos os ficheiros a que a conta ligada tem acesso no OneDrive e no SharePoint. O FieldMosaic restringe a sua própria utilização, tanto no OneDrive como no SharePoint, a criar ou localizar a pasta de destino que configura e as suas subpastas, e a carregar, ler e eliminar os ficheiros que o FieldMosaic aí gere: ficheiros de evidência, pré-visualizações, relatórios Word, modelos e logótipos, organizados em subpastas com nomes como, por exemplo, a referência do trabalho, o cliente e o local, a data da visita, a área e a observação. Quando configura um destino SharePoint, o FieldMosaic lista também as bibliotecas de documentos e as pastas de primeiro nível do site que indicar, para que possa escolher uma. Antes de ler ou eliminar um ficheiro, o FieldMosaic verifica que este continua dentro da pasta de destino configurada. O FieldMosaic não navega, indexa nem analisa outros ficheiros e não utiliza permissões de aplicação Microsoft, que funcionariam sem uma conta com sessão iniciada.

Guardamos o identificador e o email da conta ligada, os identificadores e nomes do tenant, drive, site, biblioteca e pasta, e tokens de acesso e de atualização cifrados.

Desligar e revogar o acesso

Um Proprietário ou Administrador pode desligar o OneDrive ou o SharePoint nas Definições, o que elimina os tokens guardados. Os novos ficheiros não passam automaticamente para nenhum outro armazenamento: enquanto não for configurado outro destino, as ações que precisam de guardar ficheiros ficam indisponíveis. Os ficheiros já guardados permanecem na sua conta Microsoft. Pode também remover o acesso do FieldMosaic na sua conta Microsoft (contas pessoais) ou em As Minhas Aplicações (contas profissionais ou escolares), ou pedir ao administrador Microsoft da sua organização.

Aplicamos aos dados Microsoft os mesmos compromissos que aos dados de utilizador Google: não os vendemos, não os utilizamos para publicidade e utilizamo-los apenas para prestar as funcionalidades descritas acima.

Os registos — como clientes, locais, trabalhos, visitas, observações, respostas de checklists, metadados dos ficheiros e snapshots dos relatórios — ficam na base de dados Cloudflare D1 do FieldMosaic.

Os ficheiros — evidências, pré-visualizações, relatórios Word, modelos e logótipos — ficam no destino de armazenamento ativo da organização:

• o Google Drive da organização;
• o Microsoft OneDrive da organização;
• uma biblioteca de documentos SharePoint escolhida pela organização; ou
• CloudFM Managed Storage (armazenamento de ficheiros alojado na Cloudflare R2), um serviço opcional que não está ativo por omissão, não pode ser ativado pela própria organização e está disponível mediante pedido, sujeito a aprovação da CloudFM e a condições contratuais específicas.

O Google Drive, o OneDrive e o SharePoint são os fornecedores standard e utilizam contas ligadas pela própria organização. Não existe destino por omissão: enquanto a organização não configurar um destino válido, as ações que precisam de guardar ficheiros — como carregar evidências, receber respostas a Pedidos de Evidências ou gerar relatórios — ficam indisponíveis. O FieldMosaic nunca passa automaticamente a guardar ficheiros no armazenamento da CloudFM.

Só um Proprietário ou Administrador pode ligar um fornecedor ou alterar o destino ativo. A alteração aplica-se aos novos ficheiros; os ficheiros existentes ficam onde foram guardados. Os ficheiros mantidos no Google Drive, no OneDrive ou no SharePoint estão na conta da própria organização, sujeitos às suas definições e ao seu contrato com esse fornecedor, e permanecem lá se a ligação for removida.

Utilizamos os seguintes fornecedores para operar o FieldMosaic. Tratam dados pessoais apenas na medida necessária ao serviço que prestam:

• Cloudflare: alojamento da aplicação e da base de dados e, para as organizações que utilizem o CloudFM Managed Storage, armazenamento de ficheiros; envio de emails transacionais, proteção contra bots nos formulários públicos (Turnstile), registos operacionais e Web Analytics opcional nas páginas públicas quando configurado e aceite;
• Google: início de sessão com Google e, quando uma organização o liga, armazenamento no Google Drive;
• Microsoft: início de sessão com Microsoft e, quando uma organização os liga, armazenamento no OneDrive ou no SharePoint;
• Stripe: processamento de pagamentos e gestão de subscrições dos planos pagos.

O papel de cada fornecedor depende do serviço. A Cloudflare trata os Dados do Cliente alojados segundo as nossas instruções. Nos termos do Turnstile Privacy Addendum, atua também como responsável independente para melhorar a deteção de bots; esta finalidade é distinta da medição opcional de audiência. Quando uma organização liga o seu próprio Google Drive, OneDrive ou SharePoint, o fornecedor guarda esses ficheiros ao abrigo da conta e do contrato da própria organização. A Stripe pode atuar como responsável pelo tratamento independente de alguns dados de pagamento, nos termos da sua própria política de privacidade. Prestamos mais informação a pedido, através de support@cloudfmsolutions.com.

Podemos ainda comunicar dados pessoais a consultores profissionais sujeitos a dever de confidencialidade, às autoridades quando a lei o exija, ou a um sucessor numa fusão, aquisição ou venda de ativos, caso em que o informaremos. Os dados das APIs Google seguem adicionalmente a restrição de consentimento prévio explícito em Dados das APIs Google e Limited Use.

A Cloudflare e os outros fornecedores acima indicados operam infraestruturas globais. Os locais de alojamento e armazenamento dependem da configuração do serviço e, no armazenamento ligado, da conta do fornecedor da organização. Alguns tratamentos — por exemplo o processamento de pedidos na rede da Cloudflare, o envio de emails, o início de sessão, os pagamentos ou os ficheiros que uma organização guarda na Google ou na Microsoft — podem ocorrer fora do Espaço Económico Europeu (EEE), incluindo nos Estados Unidos.

Quando há transferência de dados pessoais para fora do EEE, a garantia RGPD aplicável depende do fornecedor, serviço e contrato: uma decisão de adequação da Comissão Europeia quando aplicável, ou cláusulas contratuais-tipo e as medidas suplementares necessárias. A Cloudflare publica o seu Acordo de Tratamento de Dados e as cláusulas contratuais-tipo. Estes documentos dos fornecedores não significam que todo o tratamento ocorre na UE. Os ficheiros na conta Google ou Microsoft da organização seguem também o contrato com o respetivo fornecedor e as definições de localização escolhidas. Pode pedir-nos mais informação sobre estas garantias através de support@cloudfmsolutions.com.

Conservamos os dados pessoais apenas durante o tempo necessário para as finalidades desta política:

• Dados de conta: enquanto tiver acesso a uma organização FieldMosaic e, depois disso, durante o tempo necessário para manter corretos os registos da organização, por exemplo para indicar quem criou um registo ou um relatório;
• Dados do Cliente: enquanto a organização está ativa ou mantém acesso após o fim de uma subscrição, até à eliminação autorizada. O fim do teste impede gerar novos relatórios, mas não apaga por si só os dados. A limpeza automática de testes expirados sem subscrição paga está atualmente desativada; não é prometida eliminação automática exatamente 30 dias após o teste. Avisaremos o Proprietário antes de ativar qualquer limpeza. Não está configurado um prazo de eliminação automática para organizações pagas canceladas; contacte-nos sobre devolução ou eliminação.
• Registos e ficheiros eliminados: quando um utilizador elimina um registo ou um ficheiro de evidência, este é removido da aplicação. As definições da organização determinam se o ficheiro guardado é mantido para efeitos de auditoria (opção por omissão) ou removido de imediato do armazenamento;
• Ficheiros no Google Drive, no OneDrive ou no SharePoint: sob o controlo da organização, na sua própria conta; não são eliminados quando a ligação é removida;
• Sessões: o acesso termina quando termina a sessão. As sessões Web expiram até 30 dias após o início de sessão; as sessões móveis nativas atuais expiram após 7 dias e são renovadas através de início de sessão OAuth, sem um refresh token móvel dedicado. A expiração impede o acesso; isto não promete que o registo expirado seja apagado nesse instante. A eliminação da conta ou organização remove os respetivos registos de sessão;
• Dados móveis locais: os dados de trabalho em cache têm validade de 24 horas e as cópias expiradas são removidas quando lidas, ou ao limpar a cache da organização. O acesso offline à organização está limitado a uma autorização de até 12 horas, limitada também pela expiração da sessão; a expiração do acesso não apaga por si só todos os ficheiros locais. Após confirmação do backend, a fila retira os bytes da fotografia dessa operação, mas os metadados de operações concluídas não têm prazo automático de eliminação. Os ficheiros temporários de partilha são removidos após a ação de partilha e há uma tentativa de limpeza no arranque; se a limpeza falhar, não é garantido um momento fixo de eliminação.
• Pedidos de acesso e de teste: durante o tempo necessário para analisar o pedido e manter registo da decisão;
• Registos de faturação e contabilísticos conservados separadamente pela Stripe ou pelos nossos sistemas contabilísticos: segundo as exigências legais aplicáveis; os registos internos da subscrição são eliminados com a organização;
• Valores de prevenção de abuso derivados de endereços IP: os limites de pedidos de teste usam um hash diário com chave e validade de 24 horas; a expiração do limite é distinta da remoção do registo guardado durante manutenção;
• Registos operacionais: durante o prazo de conservação aplicado pelo nosso fornecedor de alojamento; esta política não promete um número fixo de dias. Os registos de diagnóstico podem conter identificadores de utilizador, organização, operação ou armazenamento e hashes de integridade e não são necessariamente anónimos. Apagar registos da aplicação não demonstra por si só a eliminação em logs independentes do fornecedor;
• Estatísticas públicas e medições de desempenho: segundo a finalidade e as definições de conservação do fornecedor; a escolha de consentimento é guardada durante 180 dias. Não é apresentado um prazo fixo de conservação de analytics como estando configurado.

Utilizamos medidas técnicas e organizativas adequadas à natureza dos dados, incluindo ligações cifradas (HTTPS), acesso restrito por organização e por função, sessões geridas no servidor, cifragem dos tokens de autorização guardados, impressões digitais de integridade dos ficheiros de evidência, um histórico de atividade e proteção contra bots nos formulários públicos. O acesso aos sistemas de produção está limitado às pessoas que dele necessitam.

Nenhum serviço online é completamente seguro. Se ocorrer uma violação de dados pessoais suscetível de afetar os seus direitos, notificaremos a autoridade competente e, quando necessário, as pessoas e organizações afetadas, conforme exige o RGPD.

Ao abrigo do RGPD tem o direito de:

• aceder aos dados pessoais que temos sobre si;
• obter a correção de dados inexatos (retificação);
• obter o apagamento dos seus dados quando já não houver razão para os conservar;
• obter a limitação do tratamento em determinadas circunstâncias;
• receber os dados que nos forneceu num formato estruturado e de leitura automática e transmiti-los a outro responsável (portabilidade);
• opor-se ao tratamento baseado em interesses legítimos;
• retirar o consentimento a qualquer momento, quando o tratamento se baseie no consentimento, sem afetar o tratamento anterior.

Para exercer estes direitos, escreva para support@cloudfmsolutions.com. Poderemos ter de confirmar primeiro a sua identidade. Responderemos no prazo de um mês, prorrogável nos casos previstos no RGPD. Se o pedido disser respeito a Dados do Cliente de uma organização, encaminhá-lo-emos para essa organização ou ajudá-la-emos a responder, porque é ela que decide sobre esses dados.

Tem ainda o direito de apresentar reclamação a uma autoridade de controlo. Em Portugal, é a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), www.cnpd.pt. Pode também contactar a autoridade do país da UE onde vive ou trabalha.

Os utilizadores autorizados podem eliminar muitos registos diretamente no FieldMosaic — clientes, locais, áreas, trabalhos, visitas, observações, evidências e relatórios — de acordo com a sua função e com proteções como o bloqueio das visitas concluídas. Os Proprietários e Administradores podem suspender membros da equipa e desligar fornecedores de armazenamento.

Os Proprietários podem eliminar a sua organização a qualquer momento em Definições → Eliminar organização. A eliminação é imediata e definitiva: todos os registos da organização e os ficheiros guardados no CloudFM Managed Storage são apagados, e os membros que não pertençam a outra organização têm a conta anonimizada. Os ficheiros que a organização mantém no seu próprio Google Drive, OneDrive ou SharePoint não são eliminados pelo FieldMosaic e continuam sob o seu controlo. A eliminação é bloqueada enquanto uma subscrição Stripe permanece ativa, incluindo um cancelamento agendado para uma data futura. Os registos internos de subscrição e webhooks também são eliminados com a organização. Isto não elimina registos conservados separadamente pela Stripe ou em sistemas contabilísticos segundo as regras de conservação aplicáveis. Descarregue os relatórios e evidências disponíveis antes da eliminação; não existe exportação integral do espaço de trabalho nem um prazo de recuperação garantido.

Os Proprietários podem também eliminar um utilizador em Equipa. O acesso do utilizador é removido e, se a pessoa não pertencer a outra organização, a conta é anonimizada: o nome, o email e os identificadores de início de sessão são apagados. Os registos que a pessoa criou permanecem na organização — que é responsável por eles — atribuídos a uma conta eliminada; os nomes que já constem como texto dos relatórios gerados não são reescritos. Qualquer pessoa pode ainda pedir-nos a eliminação ou anonimização dos seus dados através de support@cloudfmsolutions.com; confirmaremos a sua identidade e responderemos dentro dos prazos legais.

Com consentimento de análise, usamos armazenamento de sessão próprio para atribuir pedidos Trial a landing pages públicas, soluções, idioma, canais de aquisição e etiquetas UTM validadas. Guardamos apenas o hostname da referência; não registamos na atribuição parâmetros completos de URLs, fragmentos, identificadores de cliques, endereços IP ou identificadores de visitante. O primeiro e o último contacto de aquisição são mantidos numa sessão com 30 minutos de inatividade, até 24 horas, que termina ao fechar o separador. Ao enviar o pedido, a atribuição é opcionalmente associada ao pedido de acesso durante 90 dias; a atribuição expirada deixa imediatamente de ser apresentada e é eliminada pela manutenção diária. Recusar análise não impede pedidos Trial ou de acesso. Retirar o consentimento apaga a atribuição no browser e solicita a eliminação da atribuição submetida através de um recibo aleatório, exclusivo para eliminação, guardado no separador; este recibo não acompanha visitas. Se o separador tiver sido fechado, o armazenamento estiver indisponível ou o pedido de eliminação falhar, contacte o nosso endereço de privacidade para apagar a atribuição submetida. O administrador da plataforma pode apagá-la sem alterar o pedido ou a aprovação. A eliminação da conta ou da organização também apaga a atribuição associada. Não acrescentamos fornecedores de analytics, cookies publicitários, fingerprinting ou identificadores entre sites. As estatísticas agregadas já recebidas não são apagadas por esta retirada.

A Política de Cookies explica as tecnologias necessárias de sessão, OAuth, idioma e segurança e a medição opcional de páginas públicas e estatísticas de utilização do produto. Segundo a sua documentação, o Cloudflare Web Analytics não utiliza cookies analíticos, mas pedimos a sua escolha antes de executar estatísticas opcionais. Estão disponíveis Aceitar, Recusar e Definições de cookies granulares, com retirada a qualquer momento. Não utilizamos cookies publicitários nem armazenamento local do browser.

Os formulários de teste e contacto usam Cloudflare Turnstile para segurança. O script trata sinais técnicos do browser e equipamento, como endereço IP, user agent e características da ligação. Nos termos do aditamento do fornecedor, a Cloudflare utiliza também sinais para melhorar a deteção de bots como responsável independente. Os cookies de desafio dependem das definições da infraestrutura; não inferimos a sua existência ou duração a partir do modo do widget. Este fluxo de segurança é distinto do analytics opcional.

As estatísticas do nosso site público são contadas sem cookies (secção 2).

Atualizaremos esta política quando o FieldMosaic ou a forma como tratamos dados pessoais mudar. A data de «Última atualização» no topo indica a versão em vigor. Se uma alteração for significativa, informaremos os Proprietários das organizações ativas por email ou na aplicação antes de produzir efeitos.

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